第一条 学院工作人员因工作需要，说明利用档案的目的和范围，可直接查阅本单位归档档案；查阅涉密和限制使用的档案，经申请人单位和档案负责人批准，方可查阅；

第二条 学院各部门因工作需要查阅董事会、院长办公会等重要会议记录，须经相关部门领导批准；

第三条 档案一般不外借。学院工作人员确因本单位工作需要借出档案时，必须严格履行档案的借阅手续，利用者对所借阅档案文件、技术图纸、照片、实物等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人；归还档案时，要当面点清并予以注销；

第四条 机密档案和库存只有一份的科技档案，不外借，只能在档案馆查阅，特殊情况，需借阅、摘录、复印时，经查阅部门领导签字，档案人员审查，主管领导批准方可借出，限期收回；

第五条 查借阅档案时，应当注意保密，要精心爱护，严禁在档案材料上圈点、涂改、勾画、折叠及拆散案卷；阅览档案时禁止吸烟、喝水，不准醮水或口涎翻阅档案，确保档案完整无损；

第六条 摘录或复制一般档案，须经档案工作人员校对无误后，加盖印章。重要的或密级档案复制时，须经有关部门负责人同意，由档案工作人员负责复印；

第七条 借供双方要当面根据卷内目录上所写各项查对相符并当面逐卷点清页数。如确需借出使用，须经主管领导批准，限期收回；

第八条 密级科研档案只限于指定的直接需要的部门和人员查阅，同该工作仅有部分关系的人员只能接触有关部分；机密级科研档案只限于该项目直接有关的部门和人员查阅；秘密级科研档案，与该工作有关的部门及人员都可查阅。校外人员谢绝查阅科研档案。校外人员如有特殊需要查阅科研档案，须持本单位介绍信，经主管部门负责人同意；

第九条 借出的档案必须在规定时间内归还，如发现有转借、损坏、丢失等情况，依据有关规定予以处理。

档案查阅审批表

注：普通文件只需申请部门签字盖公章，涉密文件需院领导、申请部门及档案馆负责人签字盖公章。

档案复制审批表

注：普通文件只需申请部门签字盖公章，涉密文件需院领导、申请部门及档案馆负责人签字盖公章。

档案外借审批表

注：普通文件只需申请部门签字盖公章，涉密文件需院领导、申请部门及档案馆负责人签字盖公章。