第一条 接收文件材料的范围、保管期限按照《学院档案实体分类实施细则》规定办理；

第二条 各单位部门档案员要做好形成文件材料的积累和预立卷工作，并按材料形成规律和学院要求及时归档：

党群类、行政类按年度归档，即当年的文件材料在次年六月底前立好卷向档案馆移交；教学类、教学管理类档案按学年度归档，本学年度的文件材料在下一学年度第一学期开学一月内立好卷向档案馆移交；基建、科研等档案应在项目竣工验收后三个月内归档立卷归档；大型仪器设备在购回开箱验收后一个月内归档；刊物档案每年年底前立卷归档；声像档案每年六月底前归档（录音、录像、题辞、照片）；外事、专利档案由相关部门每年一月底前归档上年度形成的专利材料；人事档案、学生、业务档案材料随时归档；

第三条 接收的份数

归档的文件材料一般应归一份，但主要的或经常使用的，可根据需要归1—2份；

第四条 接收的要求及手续

接收范围内的文件材料必须收集齐全，保持案卷的完整性；接收的文件材料，应当字迹清楚，符合规定的格式及书写标准，符合其形成规律；

第五条 学院各单位要做好形成文件材料的积累和立卷工作，并按文件形成规律和要求及时归档；立卷归档的材料中不得有铅笔、圆珠笔书写的材料，不能有金属物；

第六条 档案馆对接收的预立卷应逐卷检查，发现不合要求的及时进行纠正。所立案卷应做到材料齐全、内容完整、案卷标题表述准确、卷内目录排列规范、页码准确、备考表填写清楚；

第七条 立卷人认真填写移交目录，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案馆提供）。